Comment utiliser Kivo Flux
En 20 minutes environ, vous décrivez votre circuit commande, réception, facture, règlement. Kivo Flux vous rend un score, la carte de votre flux et vos gaspillages chiffrés. Ce guide vous accompagne pas à pas.
Le parcours en vidéo
Préparez quatre chiffres
Ils servent à chiffrer vos gaspillages en heures et en euros. Un ordre de grandeur suffit, vous pourrez garder les valeurs proposées.
- Le nombre de factures fournisseurs reçues par mois (300 par défaut).
- Le coût horaire chargé des personnes qui les traitent (35 € par défaut, souvent entre 30 et 45 €).
- Le nombre de personnes, en équivalent temps plein, qui traitent ces factures.
- L'outil utilisé aujourd'hui : papier, Excel, ERP ou logiciel dédié.
Lancez le diagnostic
Sur la page d'accueil, cliquez sur « Faire le diagnostic gratuit ». Pas de compte à créer, pas de carte bancaire. Votre diagnostic s'ouvre aussitôt, à une adresse privée.
Répondez aux questions, étape par étape
Le questionnaire suit votre circuit en cinq écrans : votre entreprise, puis commande, réception, facture et règlement. Une quarantaine de questions au total.
- Cliquez sur la réponse qui décrit le mieux ce qui se passe vraiment, pas ce qui est prévu dans la procédure.
- Chaque réponse est enregistrée automatiquement : vous voyez « Enregistré » en bas de l'écran.
- Le bouton « Étape suivante » s'active quand toutes les questions de l'écran ont une réponse.
- « Étape précédente » permet de revenir corriger une réponse.
Reprenez plus tard si besoin
Après quelques réponses, l'encadré « Reprendre plus tard » apparaît sous les questions. Saisissez votre adresse e-mail et cliquez sur « M'envoyer le lien » : vous recevez le lien privé de votre diagnostic, envoyé par flux@ultime.si. Pensez à regarder vos indésirables. Vous pouvez aussi copier le lien directement.
Lisez votre score et la carte de votre flux
Sur le dernier écran, cliquez sur « Voir mes résultats ». Le calcul est immédiat.
- Le score sur 100 : moins de 40, circuit à reconstruire ; de 40 à 70, circuit à fiabiliser ; plus de 70, circuit prêt à être automatisé.
- La carte du flux : vos quatre étapes, chacune avec son état.
Comprenez vos gaspillages et vos risques
- Le temps perdu et son coût, en fourchettes : heures par mois, euros par an, et l'équivalent en postes à temps plein.
- Vos gaspillages : pour chacun, ce que vos réponses montrent, pourquoi cela coûte et la première action à mener. La version gratuite montre les trois plus importants.
- Vos risques : ils ne coûtent pas de temps aujourd'hui, mais peuvent coûter cher demain (fraude à l'IBAN, paiement sans contrôle…). Ils sont toujours affichés.
Gardez et partagez votre lien privé
En bas du résultat, « Copier le lien privé de ce résultat » vous donne son adresse. Toute personne qui a ce lien voit le diagnostic : transmettez-le à votre comptable ou à votre direction, et à personne d'autre.
Le Premium, 49 € en paiement unique
Il débloque tous vos gaspillages, le rapport complet en PDF chiffré en heures et en euros, le plan de reconception de votre flux, la checklist de préparation à la facture électronique et un nouveau diagnostic dans les 12 mois pour mesurer vos progrès. Pas d'abonnement : vous payez une fois.